Деловое письмо. виды деловых писем

Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т. д. Таким образом, деловое письмо – письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой или дипломатической деятельности организации.

По содержанию и назначению выделяются следующие виды деловых писем:

1) письмо-сообщение (информационное);

2) сопроводительное письмо;

3) письмо-инструкция;

4) гарантийное письмо;

5) письмо-просьба;

6) письмо-запрос;

7) оферта (письмо-предложение);

8) письмо-напоминание;

9) письмо-приглашение;

10) рекламация (письмо-претензия);

11) письмо-подтверждение;

12) письмо-благодарность;

13) письмо-ответ;

14) письмо-отказ.

Языковые формулы, выражающие сообщение, уведомление: Сообщаем, что … Извещаем Вас о том, что … Ставим Вас в известность о том, что … Считаем необходимым поставить Вас в известность о … Докладываю о… Довожу до Вашего сведения, что … Организация извещает о … Нам приятно сообщить (Вам), что … Сообщаем к Вашему сведению, что …

Языковые формулы, выражающие обещание, гарантии: Гарантируем, что … Безопасность гарантируется … Конфиденциальность информации обеспечена … Выявленные недостатки будут устранены в кратчайшие сроки … Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…

Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмотреть возможность… Прошу изыскать для нужд организации… Обращаемся к Вам с просьбой… Прошу Вас направить в мой адрес… Убедительно прошу решить вопрос о… Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора… Приказываю создать комиссию в составе…

Языковые формулы, выражающие предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы … В ответ на Ваш запрос на… мы предлагаем Вам … Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок … региона … Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес … Просим Вас принять заказ … на условиях … Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам …

Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение:Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает … Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны… Организация уведомляет Вас о том, что … Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что… Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о … Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с…

Языковые формулы, выражающие отказ от предложения:К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку… Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как … Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия… Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам… Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный…; наиболее важный…; наилучший результат…; оказать помощь…; произвести проверку…; руководство считает возможным…; организация не возражает…; обеспечить выполнение…; создать необходимые условия…; оптимальное решение…; вероятные сроки…; подтвердить получение…; сообщить данные…; подготовить к отправке…; в дополнение к вышеуказанному…; в сложившихся обстоятельствах… и т. д.

Наиболее рациональна структура текста письма, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводом для составления бумаги, во второй – выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т. д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения:

Направляем подробное описание автоматических систем управления. Получение просим подтвердить.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено).

Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

Обращение – это апелляция к личности адресата. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин … (фамилия)! Уважаемая госпожа … (фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Анатолий Иванович!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением.

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т. п. принята форма выражения от первого лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2016» … Представляем на рассмотрение и утверждение проект торгового комплекса …

Однако никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

Случайные записи:

Лекция 1.2. Правила подготовки делового письма


Похожие статьи:

  • Интернациональные свойства русского делового письма

    Каждая национальная школа делового письма имеет свою специфику и свои особенности. Но при этом неизменными остаются основные требования к структурному…

  • Письмо, его история, виды

    История письма С самых давних времен, когда человек только-только приобрел способность мыслить, ему хочется что-нибудь записать: оставить память о…

  • Формы деловых коммуникаций

    Кодекс деловых коммуникаций формировался на протяжении тысячелетий. И сегодня он признается деловыми людьми разных стран, несмотря на имеющиеся…

Добавьте постоянную ссылку в закладки. Вы можете следить за комментариями через RSS-ленту этой статьи.
Комментарии и трекбеки сейчас закрыты.