Как правильно прошить документы

      Комментарии к записи Как правильно прошить документы отключены

Как правильно прошить документыКак верно прошить документы

Обстановка, в то время, когда предприниматели сталкиваются с необходимостью прошить документы, далеко не редкость. Бумаги смогут пригодиться для налоговой администрации, пенсионного фонда либо для хранения в архиве.

Склеивать документы либо скреплять посредством степлера не разрещаеться. Дабы избежать неприятностей и не заслужить репутацию безграмотного человека, нужно знать, как прошить документы в соответствии с всем требованиям.

Неспециализированные правила

На первый взгляд может показаться, что никаких сложностей в скреплении документов появиться не должно, но это не совсем так. К процессу необходимо подойти ответственно, дабы бумаги были в надлежащем виде. Многие типографические конторы смогут выполнить эту работу за установленную плату и в сжатые сроки, но не каждый предприниматель рискнет доверить ответственные бумаги посторонним людям.

Дабы не пользоваться любой раз одолжениями специалистов, стоит разобраться, как верно прошить документы.

Осуществляющие контроль структуры не предоставляют предпринимателям конкретные указания по этому вопросу, исходя из этого нужно будет разбираться самостоятельно. Данные возможно почерпнуть из Методических рекомендаций в сфере делопроизводства.

Сшиваем бумаги посредством ниток

Как прошить документы таким методом? Для этого нужно подготовить принадлежности. Необходимо иметь нитки, иголки и клей. Процесс складывается из трех этапов:

  • Подготовка документов. Все бумаги нужно разложить в нужном порядке и пронумеровать их карандашом в уголочке страницы. Отверстия возможно делать шилом либо применять дырокол. В том случае, в то время, когда бумаг довольно много и проткнуть их дыроколом нереально, стоит воспользоваться молотком и острым гвоздём. Количество отверстий зависит от назначения и важности документа. Очень тайные документы сшиваются в пять дырочек, дабы избежать подмены листков. Отверстия необходимо расположить слева, по центру свободного поля. Расстояние должно составлять приблизительно три сантиметра от одного прокола до другого.
  • Списание. Разбираясь, как прошить документы нитками, необходимо знать ответственные нюансы. Как правило принято применять шпагат либо нить ЛШ-210. Допускается использование и других прочных ниток. Затевать процесс нужно с тыльной части того отверстия, которое расположено посередине. Принято сшивать документы два раза, дабы придать нужную прочность. Нитка выводится на тыльную сторону из центрального прокола и завязывается узелком. В случае если необходимо скрепить бумаги, каковые не несут особенной сокровище, возможно применять простую нитку.
  • Заверение документа. Дабы верно заверить бумаги, нужно подготовить маленький листочек с размерами 4 на 5 см. Его необходимо наклеить на узелок так, дабы финиши нити были свободны. На листочке нужно указать количество подшитых бумаг числом и прописью, и должность, инициалы и фамилию важного лица. Затем заверяющий ставит печать и свою подпись, если она имеется. печати и Края подписи в обязательном порядке должны выходить за пределы листочка-наклейки.

Как подготовить бумаги для налоговой администрации?

Любой предприниматель обязан предоставлять разные отчеты о собственной деятельности, исходя из этого знания о том, как прошить документы для налоговой работы, являются нужными. Дабы избежать несогласованностей, нужно уточнить у важного лица о правилах скрепления документов.

К готовому документу направляться составить список всех прилагающихся бумаг. Опись необходимо положить в начале дела и пронумеровать раздельно. Кроме этого нужно указать даты документов и количество страниц.

Необходимо не забывать, что номер ставится именно на страницах, а не на страницах. В случае если документ многотомный, страницы каждого тома нумеруются раздельно.

Для налоговых органов необходимо прошить документы в 3 дырки, не больше и не меньше. Расстояние между проколами должно быть более трех сантиметров. Расположить их необходимо на полях с левой стороны.

Отверстия делаются посредством шила либо толстой иголки. Проколы должны быть в середине поля, дабы текст прекрасно просматривался. Все дырки необходимо сделать так, дабы они были строго приятель под втором.

Какой нитью шить?

Документы для налоговой необходимо сшивать лишь прошивной иглой, применяя шпагат либо нитку ЛШ-210. В крайнем случае допускается firmware капроновой нитью, сложенной многократно.

Нить выводится на обороте последнего страницы. Финиши, протяженность которых не может быть больше 6 см, необходимо завязать. Наклейка делается по общепринятым правилам и заверяется печатью и подписью.

Финиши нити должны быть свободными.

В случае если документ будет храниться более десяти лет, нужно сделать пять проколов. В этом случае наклейка должна быть из папиросной бумаги.

Обложка документа

Нужно знать не только то, как прошить документы, но и как подобрать к ним обложку. Они смогут быть трех типов: стандартные, нестандартные и те, каковые употребляются для долгого хранения бумаг. В большинстве случаев, значительно чаще габариты обложки составляют 229 на 324 мм, их используют для страниц формата А4.

В случае если документ большего размера, необходимо изготовить нестандартную обложку. Для этого возможно обратиться в типографию либо сделать ее самостоятельно. Те бумаги, каковые нужно хранить больше 25 лет, должны быть оформлены в прочную обложку из плотного картона.

В случае если подразумевается передача документа в госархив, материл для обложки должен быть бескислотный.

Firmware в 4 отверстия

В зависимости от того, какие конкретно сроки хранения документов, оформление возможно двух видов:

  • Частичное, при котором страницы смогут быть не пронумерованы. В этом случае листок и опись-заверитель составлять не требуется. Такое оформление допускается к документам, каковые сохраняются не более десяти лет.
  • Полное оформление нужно в том случае, в то время, когда бумаги лежат в архиве больше десяти лет. Наряду с этим необходимо прошить документы в 4 дырки.

Обложка должна быть жёсткой, из плотного картона, толщина которого образовывает 0,35-1,5 мм. Элементы описания нужно расположить в соответствии с ГОСТом 17914-72. Подшивая бумаги, необходимо не забывать о том, что текст обязан прекрасно читаться.

Все железные элементы, такие как скобы и скрепки, нужно удалить.

Для firmware в 4 отверстия необходимо приготовить шило, приспособление для зажима, нитки и большие иголки. В случае если страниц довольно много, целесообразнее забрать дрель.

Тонкости «архивного сшива»

Перед тем как прошить документы, необходимо проверить все бумаги и разложить в верном порядке. Страницы описи должны быть пронумерованы раздельно. В конце нужен заверитель дела.

В случае если дело оформляется частично, сверху и снизу необходимо наложить картон. При полного оформления нужно сшить и сделать переплет, используя клей ПВА.

Дабы зажать пачку, направляться применять гнет либо особое устройство. Нижний и верхний прокол необходимо находиться на расстоянии 30 мм от границ полей. Остальные два отверстия находятся на расстоянии где-то 80 мм от крайних проколов.

Финиши нити нужно продеть в различные иглы и провести в средние проколы с лицевой стороны. Выводится нить с тыльной стороны через крайние проколы на лицевую сторону. Потом продевается в соседние отверстия.

Финиши необходимо связать с тыльной стороны.

Заключение

ведение документооборота и Правильное оформление отчётности – один из необходимых качеств успешной деятельности. Исходя из этого начальники должны доходить к этому делу со всей серьезностью и знать, как верно прошить документы.

Источник: vse-temu.org

Категория: Налоги

Как правильно прошить и опечатать документ

Как верно прошить и опечатать документ

Увлекательные записи:

Максимально увлекательные для Вас статьи, подобранные по важим запросам: