Сколько лет хранить бухгалтерские документы

      Комментарии к записи Сколько лет хранить бухгалтерские документы отключены

Сколько лет хранить бухгалтерские документыкакое количество лет хранить бухгалтерские документы

Бухгалтерия — самое бумажное подразделение любой компании. Но избавляться от всевозможных документов необходимо грамотно. Хранить их направляться как минимум пара лет. А кое-какие документы нельзя уничтожать целых 75 лет!

Так какое количество же должны «жить» бухгалтерские бумаги?

какое количество хранить документы

Само собой, документы необходимо хранить как минимум , пока их смогут "настойчиво попросить" налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить смогут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения ответа о проверке. Значит, документы трех прошлых лет необходимо хранить в обязательном порядке.

В это же время налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. В соответствии с подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, плательщики налогов обязаны снабжать сохранность документов, нужных для уплаты и исчисления налогов, в течение четырех лет. К ним относятся эти бухгалтерского и налогового учета, и документы, подтверждающие получение доходов, осуществление затрат и уплату (удержание) налогов.

Подобное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).

А с какого именно момента отсчитывать четырехлетний срок?

Исчисление налогов производится по итогам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок необходимо отсчитывать со следующего дня по окончании окончания налогового периода.

К примеру, заберём НДС: до какой даты необходимо хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием — 31 декабря. Получается, что в 2008 году нужно хранить документы.

Другими словами года, что не подпадает под выездную диагностику.

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (потом — Закон о бухучете) направляться, что:

— первичные учетные документы, регистры бухучёта и бухгалтерскую отчетность нужно хранить в течение сроков, устанавливаемых правильно национального архивного дела, но как минимум несколько лет;

— документы учетной программы и политики машинной обработки разрешённых должны храниться организацией как минимум несколько лет по окончании года, в котором они употреблялись для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Пара исключений из неспециализированного правила

Итак, по неспециализированному правилу хранить бумаги необходимо как минимум несколько лет. Как раз таковой максимальный срок установлен Законом о бухучете. Одновременно с этим большая глубина налоговой проверки — три года.

Исходя из этого особенно принципиально важно соблюсти сохранность бумаг, относящихся к исчислению налогов, как раз в течение этого периода. В случае если же у вас не будет хватать документов, скажем, пятилетней давности, оштрафовать вас смогут разве что за нарушение правил хранения документов.

В это же время во многих случаях срок хранения документов определяется по особенным правилам. В итоге отсутствие бумаг кроме того, к примеру, шестилетней давности может привести к штрафам за занижение налоговых платежей. Разберем такие ситуации раздельно.

«Первичка» по купленному имуществу. Документы на приобретение главных средств необходимо сохранять независимо от срока нужного применения этих объектов. Так как бумаги необходимы для подтверждения начальной цене для целей исчисления амортизации, и налога на имущество.

Помимо этого, без «первички» компания не сможет подтвердить цена имущества при его продаже. Причем это относится как главных средств, так и другого имущества (письмо Министерства финансов России № 03-03-02/84).

Особое требование для убыточных компаний. Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки прошлых налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 Налогового кодекса. Убытки возможно учитывать 10 последующих лет. Потому, что глава 25 Налогового кодекса, убыток этого года возможно применять для уменьшения налоговой нагрузки компании впредь до 2012 года включительно.

Более того, статья 10 закона № 110-ФЗ допускает признание убытков.

Но в случае если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования данной льготой она обязана хранить документы, подтверждающие количество понесенного убытка (п. 4 ст. 283 Налогового кодекса РФ).

Эта норма разрешает налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, каковые компания заявляет в декларации за текущий период. Исходя из этого, Министерство финансов России в письме № 03-03-06/1/206 разъясняет, что списание убытков вероятно лишь при представлении первичных документов, подтверждающих полученный денежный итог.

Действительно, количество убытков возможно обоснован ранее совершёнными налоговыми испытаниями, на протяжении которых уже исследовалась относящаяся к ним «первичка». В этом случае повторной документальной проверки не нужно. К такому выводу пришел ВАС РФ в определении № 6899/08.

Добавим, что требование о хранении документов по убыткам в течение всего периода их списания действует кроме этого для плательщиков единого сельхозналога (п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ) и для «упрощенщиков» (п.

7 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ).

Списание неисправимой дебиторской задолженности. И в этом случае хранить документы придется продолжительнее пяти лет.

Напомним: в соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ суммы неисправимых долгов приравниваются к внереализационным расходам плательщика налогов в качестве убытка, взятого в отчетном (налоговом) периоде. Такие затраты уменьшают налоговую базу при расчете налога на прибыль. Конечно, при наличии подтверждающих бумаг.

Так, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, характеризуют цена выбывающих имущественных прав, другими словами сумму расхода. Исходя из этого и отсчет срока хранения таких документов необходимо заново затевать с момента списания неисправимого долга. В случае если же стереть с лица земли документы преждевременно, компания утратит право признать в расходах неисправимые долги, потому, что не сможет подтвердить налоговикам их сумму.

Срок хранения документов акционерными обществами. Акционерные общества при хранении документов должны руководствоваться Положением, утвержденным распоряжением ФКЦБ № 03-33/пс. В частности, в соответствии с этому нормативному документу, устав и годовую бухгалтерскую отчетность они обязаны хранить неизменно. Другими словами в течение всего срока работы компании.

А при ликвидации общества документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в госархив. Это в случае если с ним был заключен соглашение. В случае если же соглашения с архивом нет, то он обязан принять на хранение лишь документы по личному составу работников общества.

Место хранения остальных документов определяется главой ликвидкомиссии либо конкурсным управляющим.

Отчеты по налогам. Годовые налоговые объявления компания обязана хранить не меньше 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет. Это определяет пункт 170 Списка типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Рос архивом 6 октября 2000 года (потом — Список типовых управленческих документов) во связи с пунктом 2.4.2 Указаний по применению Списка.

не меньше 10 лет необходимо хранить и квартальные отчеты, в случае если нет годовых (к примеру, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм необходимо хранить 5 лет.

Счета-фактуры, продаж и книги покупок. В соответствии с пунктам 15 и 27 Правил ведения изданий учета взятых и выставленных квитанций-фактур, книг продаж и книг покупок,… утвержденных распоряжением Правительства РФ № 914, книги продаж и книги покупок направляться хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи. Другими словами эти бумаги за IV квартал 2004 года должны храниться и в течении 2009

года.

Пятилетний срок хранения установлен и для квитанций-фактур. Основание — пункт 150 Списка типовых управленческих документов.

Вместе с тем налоговые органы не смотря на то, что и вправе потребовать документы, служащие основанием для исчисления налогов и подтверждающие их уплату, но только в правовом поле о сборах и налогах. А названный выше Список в него не входит. Следовательно, к примеру, в 2009 году запрос сотрудников налоговой администрации о представлении счета-фактуры за 2004 год возможно покинуть без внимания.

Срок хранения последовательности вторых документов. Сроки хранения последовательности вторых документов установлены особым федеральным органом аккуратной власти — Рос архивом (п. 3 ст. 6 закона № 125-ФЗ, распоряжение Правительства РФ г. № 290). И они обычно превышают пять лет.

Обратимся к уже упомянутому нами Списку типовых управленческих документов.

Бухгалтера прежде всего касается раздел 4 «отчётность и Учёт», и разделы 7 «Кадровое обеспечение » и 8 «Трудовые отношения». Вычислять сроки хранения документов необходимо с 1 января года, следующего за тем годом, в то время, когда они выписаны.

Как верно хранить и уничтожать документы

Отбирать документы на уничтожение и хранение, и устанавливать сроки обязана неизменно действующая экспертная группа. В ее состав входят самые квалифицированные эксперты главных структурных подразделений, а главой назначается один из руководящих работников компании.

Как хранить. Хранение документов есть элементом документооборота и исходя из этого должно регламентироваться учетной политикой (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»). Наряду с этим направляться руководствоваться Положением о документообороте и документах в бухгалтерском учете (утверждено Министерством финансов СССР № 105, потом — Положение). Но в части, не противоречащей действующему законодательству.

В пункте 6.1 Положения указано, что первичные документы, учетные регистры, балансы и бухгалтерские отчёты подлежат необходимой передаче в архив. Обработанные первичные документы комплектуют помесячно (п. 6.4 Положения).

Место хранения документов компании определяют самостоятельно. В большинстве случаев, это офис компании. Напомним, что хранить бумаги возможно и не в офисе — законом это не не разрещаеться. К примеру, возможно воспользоваться услугами специальных архивных компаний, что часто бывает и удачнее, и надежнее.

Но акционерные общества последовательность документов (к примеру, годовые отчёты и устав) должны хранить только по местонахождению собственного аккуратного органа (п. 2 ст. 89 закона № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Само собой разумеется, размещение бумажного архива требует офисных площадей, каковые всегда дорожают. Исходя из этого несложнее хранить бухгалтерские и налоговые документы в электронном виде. Такая возможность предусмотрена статьями 9 и 10 Закона о бухучете и статьей 314 Налогового кодекса РФ.

Это подтвердил и Министерство финансов России в письме № 03-02-07/1-314.

Но госслужащие объяснили, что данные на машинных носителях направляться хранить с применением электронной цифровой подписи. В соответствии с нормами закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» такая подпись равнозначна собственноручной подписи в бумажном документе. Для электронного документооборота компания формирует корпоративную информационную совокупность.

Ее обслуживает удостоверяющий центр, снабжающий использование цифровой подписи в электронных документах.

А что делать с документами, в случае если компания ликвидируется? Тогда документы по личному составу комиссия по ликвидации передает на хранение в национальный либо муниципальный архив. А иные архивные бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, возможно кроме этого передать в архив, заключив с ним соглашение. Или хранить в любом другом месте. Напомним, что эти бумаги запрещает пункт 9.7.3 Главных правил работы архивов организаций, одобренных ответом коллегии Рос архива.

И чтобы не было вероятных неприятностей с правоохранительными органами лучше так не поступать.

При реструкуризации компании документы передаются организации либо организациям-правопреемникам. В случае если же происходит выделение новой организации, ей передаются дела, относящиеся к профилю ее деятельности, и индивидуальные дела и лицевые квитанции сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

Как уничтожать. Уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым начальником организации.

Наряду с этим в акте на утилизацию документов не обязательно показывать реквизиты всех бумаг. Таковой вывод направляться из пункта 2.4.5 Главных правил работы архивов организаций. В этих правилах приведена унифицированная форма акта о выделении документов на уничтожение. И в нем возможно делать единую запись по группе однородных документов.

Какие конкретно документы считаются однородными, компания вправе выяснить самостоятельно. К примеру, это смогут быть документы с однообразным наименованием, скажем счета-фактуры.

По закону папки с документами, подлежащими уничтожению, нужно передать на переработку (утилизацию). К примеру, в компанию, занимающуюся переработкой сырья. Передачу бумаг оформляют накладной.

вывоз и Погрузка на утилизацию происходят под контролем сотрудника, снабжающего сохранность документов в организации.

Подойти к уничтожению документов возможно и несложнее. Скажем, применять для этого уничтожитель бумаг. Помимо этого, документы возможно сжечь либо . Действительно, направляться учитывать, что несанкционированное сжигание есть нарушением экологического законодательства. Выбрасывать ненужную документацию также рискованно.

К примеру, в соответствии с трудовому законодательству работодатель обязан снабжать защиту персональных данных работников. Да и другие бумаги в полной мере смогут воображать интерес для соперников.

Ответственность за нарушение правил хранения документов

В соответствии с статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у плательщика налогов первичных документов, либо отсутствие квитанций-фактур, либо регистров бухучёта расценивается как неотёсанное нарушение расходов учета и правил доходов и объектов налогообложения. Такое налоговое правонарушение влечет штраф в размере 5000 руб. Но только при условии, что «недостача» названных документов найдена лишь за один налоговый период.

В другом случае плательщика налогов ожидает штраф в размере не меньше 15 000 руб. В случае если же дефицит документов стала причиной занижению налоговой базы, налогоплательщику угрожает штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 15 000 руб.

Сохранность документов не покинута без внимания и в уголовном законодательстве. На основании пункта 1 статьи 325 УК России похищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов из личной заинтересованности возможно наказано лишением свободы на срок до одного года. Но, очевидно, правоохранительным органам нужно будет доказать такую заинтересованность.

И наконец, как компания выполняет архивное законодательство, смогут проверить работники архивных органов. В соответствии с статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение правил хранения, комплектования, учета либо применения архивных документов угрожает чиновникам предупреждением либо штрафом в размере от 300 до 500 руб.

Как распределяется ответственность за хранение документов

За хранение документов отвечают главный бухгалтер и руководитель компании. Причем на основании Закона о бухучете директор несёт ответственность за организацию хранения, в частности за наличие особых помещений, закрывающихся шкафов, сейфов. А главбух снабжает сохранность документов и передачу их в архив. Для этого он может назначать важных лиц (п. 6.6 и 6.2 Положения).

К примеру, с течением времени информация, отраженная на бумажных носителях, может теряться (выцветать). При таких условиях необходимо позаботиться об изготовлении копий этих документов и заверить их печатью компании. Эта совет направляться из письма Министерства финансов России № 03-03-06/1/209.

Оборотные средства

Главные средства

Нематериальные активы

Бухгалтерский баланс

Декретный отпуск

Командировочные затраты

Назад |

|

Вверх

Источник: center-yf.ru

Категория: Налоги

Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Увлекательные записи:

Максимально увлекательные для Вас статьи, подобранные по важим запросам: