Внутренний аудит. зачем?

      Комментарии к записи Внутренний аудит. зачем? отключены

Внутренний аудит. зачем?Внутренний аудит. Для чего?

Денис Свитенко

основной эксперт СМК ЗАО "НИПИ "ИнжГео" (г. Краснодар)

Согласно данным некоторых изучений сейчас в мире насчитывается порядка 1 миллиона экспертов, каковые в том либо другом виде занимаются внутренним аудитом. Какие конкретно цели преследует эта деятельность на отечественных фирмах?

Понятие внутреннего контроля (что позднее и преобразовался в форму проведения внутреннего аудита) показалось в лексиконе еще в начале XVIII века, оно эволюционировало со временем. Как совокупность контроля деятельности предприятия это понятие сформировалось к началу ХХ столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, анализ и использование учетных записей.

Позднее функции внутреннего аудита существенно расширились, преобразовавшись в координирование и организацию действий, направленных на обеспечение сохранности активов (в денежной составляющей аудита), диагностику надежности учетной информации, увеличение действий и эффективности операций, следование предписанной политике и процедурам компании.

Весьма интересно взглянуть значение термина, которое принято не для внутреннего аудита СМК, а определение, которое дают внутреннему аудиту опытные стандарты интернационального Университета внутренних аудиторов (IIA). Внутренний аудит — это "свободная и объективная деятельность консультационного характера, снабжающая конкретные результаты, направленные на улучшение работы и повышение стоимости организации".

Существует вывод, что внутренний аудит — рентген производства. Он "высвечивает" сильные и не сильный стороны деятельности предприятия, есть источником его жизненной силы, заключает в себе тот потенциал, что позволяет предприятию функционировать и выживать в условиях рынка.

Иначе на данный момент возможно видеть много фирм где имеет место, мягко говоря, скептическое отношение к деятельности внутренних аудиторов.

Эта статья — попытка разобраться: для чего фирмы вводят процедуру внутреннего какие цели и аудита наряду с этим смогут преследовать. И попытка ответа на вопрос: как эти цели смогут быть достигнуты самый эффективным методом.

Для чего высшее управление вводит процедуры внутреннего аудита? Для чего оплачивает работу сотрудников, проводящих аудит, и время сотрудников, проходящих аудит? направляться выделить, что рассматривается как раз внутренний аудит Совокупности менеджмента качества. Для этого возможно выделить 4 группы преследуемых целей:

совокупность предупреждения несоответствий при проведении внешних аудитов СМК;

совокупность предупреждения несоответствий, при проведении других испытаний;

совокупность оценки исполнения внутренних регламентов деятельности, соблюдения "правил игры" самой организации, понижения рисков, улучшения деятельности;

совокупность оценки поставщиков.

Итак, разглядим эти группы целей по порядку.

№1: в погоне за сертификатом:

Первый, самый прямой и распространенный побуждающий фактор — введение процедуры аудита чтобы пройти внешний сертификационный либо наблюдательный аудит. В стандарте ИСО 9001:2000 в п. 8.2.2 сообщено, что "организация обязана проводить внутренние аудиты через запланированные промежутки времени, дабы установить: соответствует ли совокупность менеджмента качества запланированным мероприятиям, требованиям данного западного стандарта и требованиям к совокупности менеджмента качества, установленным организацией, и результативно ли внедрена совокупность менеджмента качества и поддерживается ли она в рабочем состоянии" [1].

Вправду внутренний аудит разрешает готовиться к аудиту внешнему. Чем больше несоответствий и отклонений выявляется при проведении внутреннего аудита, тем меньше этих несоответствий остается для внешнего. Где аудиторы квалифицированы и выполняют скрупулезный анализ деятельности с позиций исполнения внутренних требований и регламентов стандарта ИСО 9001, аудит УЖЕ Додаёт СОКРОВИЩЕ.

Хотя бы в том, что организация удачно проходит процедуру сертификации.

Что нужно для действенной реализации данной позиции:

помощь со стороны управления. Она в большинстве случаев имеется. При подготовке организации к сертификации первые начальники говорят: "Слушайте этих людей [внутренних аудиторов ], поскольку то же будут задавать вопросы внешние аудиторы, мы должны быть готовы к этим вопросам";

наличие и достаточная квалификация аудиторов определенного рвения. Также в большинстве случаев имеется, в особенности в том месте, где аудит проводится по большей части силами работы качества, а эта работа прежде всего заинтересована в успешном прохождении процедуры сертификации — так как это их главная деятельность;

соответствие внутренних регламентов организации требованиям ИСО 9001. Это уже в основном зависит от консультантов организации, а следовательно, от верного выбора организации при привлечении этих консультантов.

Итак, первый пункт имеется на всех фирмах, где так или иначе внедрялась совокупность менеджмента качества либо другая совокупность менеджмента.

№2: инспекции, инспекции:

Второй и более расширенный побуждающий фактор содержания работы внутренних аудиторов — это исключение (либо предупреждение) неприятностей при прохождении других испытаний (не со стороны Органов по сертификации СМК).

Все организации кому-то подконтрольны: ростехнадзор, санэпидстанция, пожнадзор, кадровая, налоговая администрации и т.д. Все виды контроля, каковые нам нужно пройти несут в себе определенные риски, связанные как минимум с предупреждениями, штрафами и предписаниями, как максимум с уголовным и отзывом лицензии преследованием. Задача любой организации — предотвратить вероятные утраты (денег, имиджа, времени).

Исходя из этого тут увеличиваются функции внутреннего аудита от сверки исполнения / не исполнения установленных в компании политик и процедур к проверке кроме этого всех вопросов, которые связаны с иными видами внешнего контроля.

При подобном расширении кроме вопросов, перечисленных в первой группе целей, особенное внимание требуется выделить квалификации аудиторов. Не всегда имеющиеся внутренние аудиторы по своим знаниям покрывают все требуемые области. Целесообразно предусмотреть привлечение технических специалистов, к примеру, экспертов из вторых работ, компетентных в контролируемых вопросах.

Один пример: кадровые работы организации иногда подвергаются испытаниям со стороны кадровой инспекции. И штрафы за невыполнение тех либо иных требований Трудового Кодекса начисляются за Любой случай нарушения. Иначе говоря в случае если допущена системная неточность при оформлении кадровой документации, то законодательно установленный размер штрафа умножается на количество сотрудников в организации. А это тяжелые потери для предприятия.

Вызывающе большие сомнения, что эксперт, проводящий внутренний аудит, в совершенстве знает требования ТК РФ (если он, само собой разумеется, раньше не трудился в отделе кадров). В этом случае к проведению аудита в качестве технического специалиста целесообразно привлечь юрисконсульта организации, а цели аудита увеличить от "проверки исполнения требований утвержденной документации СМК" до "проверки исполнения требований документации СМК и Трудового Кодекса РФ". Таковой аудит распознает намного большее количество несоответствий и предотвратит важные санкции.

Хочется подчернуть, что в том месте, где выбраны первая и вторая стратегии от аудиторов не нужно ожидать ничего "чудесного". Внутренний аудитор только определяет: выполняются ли "правила игры" либо нет. И в случае если правила "нехорошие", они выполняются, а результата от этого никакого нет, нужно дополнительно обращать внимание на сами правила игры.

№3: неформально к улучшениям

Внутренний аудит, как метод улучшения деятельности, реализации потенциала и определения улучшения этих улучшений. Третий путь потребует еще более высокой квалификации специалистов.

И тут, быть может, потребуется и привлечение внешних экспертов. Так как внутренний аудитор, по сути, осуществляет так называемый внутренний бенчмаркинг, т.е. перенос лучшего опыта одних подразделений на другие.

В том месте где компания активная и "хорошая", данный опыт в любом случае переносится (в случае если это, само собой разумеется, не мегакорпорация со не сильный связями между подразделениями), в том месте, где компания "нехорошая", этого аудитора все равно никто не услышит, тут трудится схема "устранить хотя бы несоответствия, что сказать о каких-то улучшениях:". Аудитор высокой квалификации, привлеченный со стороны, владеет более широким кругозором, видит много компаний, видит, какие конкретно схемы работы зарекомендовали себя прекрасно и какие конкретно из них вправду трудятся.

Кстати, на вопрос, как организовать работу внутреннего аудита в компании, западный опыт дает три варианта ответа:

создать собственную работу;

привлечь экспертов из головного офиса холдинговых компаний, в случае если в холдинге уже создана работа внутреннего аудита;

пригласить внешних экспертов.

В соответствии с изучению компании Ernst & Young, в Российской Федерации и СНГ первый вариант выбирают около 70% больших компаний, озадачившихся данной проблемой. Внутренних аудиторов головного офиса завлекают более 20% таких компаний, и только 3% опрощеных функции внутреннего аудита всецело передали внешним подрядчикам [2].

Что касается действенных шагов при проведении внутренних аудитов, то хотелось бы остановиться на некоторых из них и тезисно перечислить приемы, каковые так или иначе улучшают процедуру проведения аудита.

При попытке увеличить цели аудита от автоматической сверки "выполняется / не выполняется", совсем в другом свете предстает так называемый аудит процесса. Так как одно дело, мы контролируем исполнение разрозненных требований стандарта (как в первом случае) или других дополнительных требований (как во втором), а другое дело — мы следуем по цепочке производства продукции / услуги. Видимой делается вся последовательная деятельность.

В проведение аудита процесса имеет суть завлекать самые активных экспертов из процессов потребителей, каковые знают все не сильный стороны собственного процесса-поставщика и смогут выделить самые критичные показатели этого процесса.

Имеет суть приглашать аудиторов из родственных по сфере деятельности компаний (при, само собой разумеется, если они не являются прямыми соперниками). Мы получаем и свежий взор специалистов на отечественную

деятельность и можем перенять опыт родственных организаций.

Имеет суть завлекать (хотя бы время от времени) к проведению аудитов представителя по СМК со стороны управления (так сходу улучшается статус проведения внутреннего аудита).

Имеет суть не применять административные меры взыскания к экспертам, по вине которых случились несоответствия (сотрудник, наказанный за неточность, в следующий раз будет стремиться ее скрыть). Но имеет суть использовать эти взыскания, в случае если по итогам распознанных несоответствий не предпринимается никаких действий по их устранению.

В протоколе корректирующих действий имеет суть раздельно выделять графу "обстоятельство несоответствия". Эта графа лишний раз напомнит аудитируемому, что нужно разрабатывать как раз корректирующие действия, а не коррекцию. По тем же обстоятельствам нужно вводить согласование созданных корректирующих действий с аудитором.

Имеет суть копировать успешный опыт проведения аудитов авторитетных Органов по сертификации, обращать внимание на формы документов, способы проведения аудитов, поддержания компетенции и методы подготовки аудиторов и т.д. другими словами все приемы, культивируемые этими организациями.

Имеет суть применять вопросники при проведении внутренних аудитов. С одной стороны это ассистент аудитируемому — прозрачней делается процедура аудита, заблаговременно делается известно что, где и как будет проверяться. Иначе — это замысел, менеджер времени, маршрутная карта для аудитора.

Имеет суть при проведении аудита применять русскую обращение (либо тот язык, на котором принято общаться в организации). Имеется ввиду то, что аудитор не должен применять своеобразные термины стандарта (к примеру, верификация и валидация), а обязан стремиться перевести терминологию на привычный язык организации.

Имеет суть обратить внимание на тот нюанс, что внутренний аудит процедура выборочная, которая разрешает только СНИЖАТЬ риски, а не ИСКЛЮЧАТЬ их. И это нужно осознавать прежде всего высшему управлению. Имеется примеры (кроме того на уровне отраслевых монополий), в то время, когда управление, подразумевая наличие внутреннего менеджмента аудита и системы качества, не дает права на неточность своим фирмам-подрядчикам.

Цель действенной совокупности внутренних аудитов — создать процедуры, каковые окажут помощь вовремя выявлять и ликвидировать несоответствия и ошибки, содействуя увеличению эффективности работы.

Имеет суть автоматизировать деятельность по внутреннему аудиту. Эксперты многих фирм при проведении внутреннего аудита жалуются на достаточно громадную забюрократизированность исполнения данной работы. Причем большое время тратится на оформление документов, а не фактически на деятельность.

Вправду, нужно разработать замысел аудита, по факту проведения аудита нужно составить протоколы и отчёт несоответствий (если они имеется), помимо этого, по каждому распознанному несоответствию в большинстве случаев создается отдельный протокол. Для сокращения временных затрат на оформление документации по проведению внутренних аудитов целесообразно применять программные продукты, разрешающие максимально автоматизировать процесс документирования поведения внутренних испытаний.

Пример: Программный продукт расположен на корпоративном сервере организации. Права доступа к указанной программе решены программно-аппаратным методом и разрешены лишь для внутренних аудиторов

При планировании внутренних поверок аудитор заполняет поля диалогового окна "Планирование аудита", показывая лишь номер контролируемого процесса в соответствии с процессным ландшафтом организации. Программа машинально присваивает проверке очередной номер и предлагает аудитору указать из выпадающих перечней нужную информацию: даты поведения проверки, задействованные подразделения, контролируемые документы СМК и т.д.

По заполнении всех граф формы и исполнении команды "Организовать отчет" программа машинально формирует файл в текстовом процессоре по форме, утвержденной в организации. Аудитору остается послать файл на печать, подписать его и передать в контролируемое подразделение. Причем файл кодируется и записывается на сервер организации, что разрешает при необходимости возвратиться к нему позднее.

Подобным образом составляются отчёт и протоколы несоответствий по проведению внутренней проверки. Причем часть информации нет необходимости вводить через диалоговое окно — программа машинально переносит часть данных из замысла проверки (не смотря на то, что, при необходимости, аудитор может их редактировать): дату проведения проверки, контролируемые подразделения, фамилии аудиторов и т.д.

Указанная схема разрешает экономить время при оформлении документов по внутренних испытаниям, но дополнительная ее сокровище содержится в том, что создается электронный банк данных по совершённым внутренним аудитам, что разрешает машинально вырабатывать отчеты в заданных временных рамках: по содержанию и количеству несоответствий по определенному подразделению, по определенному разделу стандарта, по определенному аудитору и т.д. Потом полученная информация может представляться в виде диаграмм и создавать базу с целью проведения анализа по итогам внутренних аудитов в организации.

Кроме этого, в том месте, где инфраструктура организации разрешает это сделать, вероятно установление совокупности оповещения по email либо внутренней сети об реализации сроков и истечении разработки корректирующих действий как для аудитируемых, так и для аудиторов.

№4: четвёртый подход

и правильный выбор, что может выполняться параллельно с первыми тремя на предприятии. Речь заходит о проведении аудитов в компаниях-поставщиках. Данный нюанс получает сейчас все более распространенный темперамент.

Разумеется, что не в каждом случае, не с целью проведения каждой закупки материалов либо одолжений подрядчиков направляться прибегать к данной процедуре, но при главных закупок — это процедура достаточно действенна. Бытует вывод, что "в случае если партнер тебя подвел, то виноват не он, а ты. Так как это ты его выбрал, ты не оценил все накладки и возможные риски и не предотвратил их".

Проведение аудитов второй стороны — именно и имеется в этом случае дающее предупреждение воздействие. Тут намного проще смогут быть решены вопросы квалификации экспертов, проводящих аудит (в качестве начальника команды — опытный внутренний аудитор организации, что знает процедуры аудита и может действенно организовать эту деятельность; в качестве технических специалистов — эксперты, каковые смогут оценить уровень качества работы поставщика, т.е. эксперты производственных отделов, причем эксперт по аудиту не должен играться тут первую скрипку, только организуя проведение самого аудита).

Без номера, но принципиально важно

Что касается предстоящих возможностей развития процедуры внутреннего аудита, то по уже упоминавшемуся изучению компании Ernst & Young много опрощеных желали бы, дабы их работы внутреннего аудита уделяли больше внимания таким задачам, как оценка бизнес-рисков, эффективности деятельности, бизнес-факторов и процессов, которые связаны с информационными разработками.

Согласно данным опроса, совершённого Университетом внутренних аудиторов, вот на что, согласно точки зрения опрощеных, будет распространяться предстоящее развитие работ внутреннего аудита (на рисунке они обозначены сокращением СВА) [3].

Из представленной диаграммы возможно заметить — "помощь внешнего аудита" и "содействие менеджменту в создании совокупности внутреннего контроля" — не все разглядываемые тут вопросы.

Хочется также подчернуть, что в том месте, где имеется ИСО 9001 либо другие родственные совокупности менеджмента, процедура внутреннего аудита Необходима. Следовательно, мы в любом случае тратим время\деньги на эти процедуры. Вопрос: какую пользу мы можем получить от этих инвестиций.

Как минимум — безболезненное прохождение процедуры внешнего аудита. Как максимум — настоящее улучшение деятельности организации. Соответственно, имеет суть расширять функции внутреннего аудита, избрать для себя треть

Внутренний аудит в России (10 из 12)